Ante la crisis: Optimismo y Optimización

Ahora que llevamos ya unos cuantos meses en una situación económica global lamentable, prosperan en todos los medios artículos y posts y whitepapers relativos a cómo recortar los presupuestos en los Departamentos de Informática. Los fabricantes y consultores se apresuran en buscar mensajes que les permitan, como mínimo, llegar a sus clientes potenciales... podemos ver ejemplos de esto aquí, aquí o aquí (entre muchos otros, porque solo hay que lanzar una búsqueda en google para encontrar que en el último mes se han publicado unas 2.300 páginas bajo estos conceptos).

Desde los gobiernos se transmiten mensajes de proteccionismo, en los que se recomienda consumir "producto nacional" y de no alarmismo (al menos, consume!) porque si todos dejamos de consumir por el miedo o la precaución, lo que hacemos es agravar más aún la situación.

El resultado está siendo que prácticamente en todos sitios se está exigiendo a los responsables de TI que recorten sus presupuestos, en cifras que van desde el 20% a escandalosos 50 o 60%, pero el otro día viendo la tele escuché a Leopoldo Abadía (qué gran ejemplo de aprovechar correctamente una situación!) dar un ejemplo que me pareció acertadísimo: en momentos como este es necesario hacer acopio de optimismo y sacar el mejor partido posible de una situación concreta.

El ejemplo en cuestión se puede ver a partir del minuto 28:50 del debate del Ágora del día 02 de Febrero (el debate es casi todo en Catalán, pero este señor habla en Castellano y se le entiende perfectamente), en el que explicaba el ejemplo de una compañía que no había despedido a ningún trabajador y que, para afrontar la crisis había detenido una fuerte expansión internacional que estaba iniciando para destinar los fondos y el foco de atención a la mejora y optimización de sus Sistemas de Información.

Obviamente, en este post yo no voy a sacarme de la manga la solución definitiva a los males de la economía mundial (faltaría más!) pero sí que hay una serie de ideas que me gustaría compartir.

La primera de ellas es que el optimismo, la energía y las ganas de tirar adelante son, ahora, más importantes que en años pasados. Hace sólo 24 meses estábamos en una situación cómoda que nos había llevado a todos (profesional y particularmente) a relajarnos en los controles de gastos. Incluso, como decía Troy duMoulin en uno de sus últimos posts, las organizaciones habían sobredimensionado sus capacidades para protegerse de la ineficiencia o ausencia de procesos optimizados.

La segunda, es que reducir los presupuestos TIC en un X% no es tarea fácil: se supone que si algo estaba en el presupuesto es porque debía de estar... así que no se puede recortar "a saco" (¿Cuántos ejemplos hemos visto ya de "eliminado todo el presupuesto de formación para este año"?) Es necesario hacer un esfuerzo (que anteriormente no se hacía porque estábamos en época de abundancia) de pensar y de racionalizar de manera que podamos sacarle el máximo partido a nuestro escaso presupuesto.

Y eso visto desde el punto de vista interno de las TIC, pero si lo miramos desde el punto de vista del CEO, lo que él espera es que seamos capaces de proporcionar los mismos servicios con un X% menos del presupuesto... y eso, señores, se llama optimización y no se consigue con unas tijeras, sino que con una (o más) cabezas.

La tercera es que la reducción de costes que nos están pidiendo no es a 2 años vista sino que es una reducción a corto plazo. Algunos fabricantes están aprovechando la situación para convencernos de que si instalamos su mega-aplicación de automatización vamos a reducir los costes de operación en un Y% pero... ¿en cuanto voy a incrementar los costes de proyecto (licencias, servidores, servicios)? y, peor aún, ¿en cuánto tiempo se comenzarán a notar esas anunciadas reducciones de costes?

Ahora es el momento de utilizar las ideas innovadoras que aportan las metodologías ágiles o conceptos más o menos novedosos como Lean ITSM o incluso de utilizar técnicas de optimización como Six Sigma para buscar dónde voy a sacar mejor resultado optimizando. Y ¡ojo! utilizar las ideas no quiere decir "implantar las metodologías" ni ser tan cerrado de mollera como para decir "eso es sólo para desarrollo" o "eso es sólo para proyectos".. significa ser ecléctico, entender las ideas y aprovechar aquello que nos interese).

La cuarta idea a tener en cuenta viene de una frase hecha ya gastada de tanto usarse: lo perfecto es enemigo de lo bueno (o de lo suficientemente bueno) Podemos reducir presupuestos de todos aquellos contratos sobredimensionados que ya tenemos en marcha a los que les hemos exigidos unos niveles de servicio superiores a los que realmente son necesarios simplemente porque era más fácil establecer esos niveles (porque podíamos pagarlos) que dedicar unos días a pensar y consensuar cuáles son los niveles que realmente necesitamos (o necesita "el negocio"). Y por supuesto, si hemos firmado contratos con niveles de servicio claros, establecidos y medibles, hagamos que nuestros proveedores los cumplan o nos financien parte de ese porcentaje que tenemos que recortar en forma de penalizaciones (que tanto nos esforzamos por establecer a la firma del contrato).

Por último, un mensaje que creo que es especialmente importante: el empleado que se va (o al que echamos) no vuelve... no dejemos que la crisis y unos recortes de gastos mal entendidos o mal ejecutados nos haga perder un capital intelectual importantísimo e irrecuperable ni permitamos que ese gusanillo nos corrompa el (espero) buen ambiente que se respira.

Ante la crisis, optimismo y optimización.