En Scrum se utiliza el concepto de velocidad para referirnos a la capacidad que tiene el equipo de “quemar puntos”, o sea, a su capacidad de producción. El aumento de la velocidad es uno de los principales indicadores de que el equipo está cohesionado, en continuo aprendizaje y en mejora continua.
Pero... ¿cómo se aumenta la velocidad?
Desde luego, no es por azar. En este artículo veremos cuatro herramientas fundamentales para la mejora de la velocidad en tu equipo Scrum.
1.- Identificar QUÉ nos resta capacidad
Si sumamos todo el tiempo laboral del que disponen los miembros del equipo, tendremos una capacidad productiva teórica máxima.
Esto es una simplificación, porque estamos sumando “peras con manzanas” ya que una hora de María no es igual a una hora de Joan y, desde luego, una hora de Joan haciendo análisis no es igual que una hora de Joan haciendo testing. Por esta razón utilizamos puntos en lugar de horas para estimar las tareas, pero esta es otra historia que debe de ser contada en otra ocasión.
Centrémonos: tenemos una capacidad máxima teórica que luego se convertirá en una capacidad efectiva real. ¿Cuál es la diferencia? ¿Qué nos está mermando la capacidad productiva?
Debemos aprender a identificar en qué estamos invirtiendo el tiempo del equipo para ver cómo podemos optimizarlo y ganar en capacidad productiva, o al menos ganar en objetividad y no engañarnos pensando que el equipo produce 8 horas al día. Por ejemplo, nos encontraremos frecuentemente que los miembros del equipo dedican parte de su capacidad en tareas como:
- Reuniones
- Llamadas telefónicas
- Formación
- Participación en otros proyectos
- Colaboración con otros equipos
- I+D
- Ausencias / Absentismo
- Ejecución de tareas no planificadas
Atención! Hemos dicho “optimizar”, no “eliminar”. Hay que ser conscientes de en qué invertimos nuestro tiempo y en conseguir un equilibrio. Por ejemplo, una de las grandes ventajas de aislar al equipo y tratar de eliminar las interrupciones es reducir el tiempo dedicado a reuniones y llamadas telefónicas; o una de las ventajas de mantener acotado el numero de equipos a los que pertenece una persona es reducir el overhead de coordinación y de cambio de contexto.
2.- Identificar EN QUÉ derrochamos capacidad
Este punto está más relacionado con la parte “interna” del trabajo como equipo Scrum. De todo el trabajo que hacemos como equipo (es decir, del que estamos considerando dentro del cómputo de la velocidad), ¿qué podemos optimizar? ¿Se nos va el tiempo en actividades que no aportan valor al usuario?
Hay tres grandes “vampiros” de la eficiencia en el trabajo de un equipo scrum: Muda, Mura y Muri.
Muda: Son actividades que no aportan valor y que están clasificadas por algunos autores en 8 grandes bloques:
1. Trabajo a Medias (el famoso WIP)
2. Exceso de Funcionalidad (hacer más de lo que el cliente requiere)
3. Procesos Extra (algo parecido al exceso de burocracia o procesos excesivamente complicados)
4. Traspasos (cruzar barreras organizativas siempre añade retrasos a nuestro flujo)
5. Retrasos (todo aquello que suponga tiempos de espera)
6. Conmutación de Tareas (la multitarea es enemiga de tu cerebro, que es tu principal medio de producción!)
7. Defectos (los errores y la deuda técnica)
8. El talento desaprovechado (por eso somos un equipo scrum!)
Mura: es la irregularidad en las tareas o en los resultados. Por eso tratamos de estandarizar las entradas al proceso, utilizar plantillas y checklists o incluso homogeneizar el trabajo a nivel inter-equipo scrum y hasta hemos formalizado una Definition of Done
Muri: es el trabajo tensionante. El stress sobre personas y máquinas produce errores y genera más muda. Por este motivo buscamos equipos motivados, equilibrados y felices.
Aprender a ver, clasificar y eliminar muda, mura y muri en el trabajo que hace el equipo Scrum día a día debe convertirse en uno de los puntos clave de las retrospectivas y alimentar el backlog de mejora continua de forma implacable.
Aprender a ver, clasificar y eliminar muda, mura y muri debe convertirse en uno de los puntos clave de las retrospectivas para optimizar el trabajo del equipo Scrum
3.- Aprender a NIVELAR la demanda
En el sprint plan hacemos entrar trabajo al sprint backlog y se adquiere el compromiso del equipo con respecto a los objetivos a cumplir. Si dejamos entrar demasiado, tendremos más demanda que capacidad y eso genera muri. Si dejamos entrar poco, tendremos más capacidad que demanda y eso genera muda.
Tenemos que aprender no sólo a dejar entrar la cantidad justa sino que además debemos aprender a dejar entrar la combinación adecuada de tareas en función de las características del equipo (y por esta razón los equipos deben de ser lo más estables posibles).
Así, debemos trocear las historias de usuario en paquetes pequeños que fluyan suavemente y debemos evitar entrar bloques grandes en el proceso. Un trabajo “grande” se comportará como un tractor en una carretera: todo el resto del trabajo estará atascado detrás, ya trabajes en modo Scrum o en modo Kanban.
Esta técnica de combinación de la demanda para ocupar nuestra capacidad se llama Heijunka y es clave en la planificación industrial de la producción.
4.- Aprender a ayudar al FLUJO
Recuerdas el manifiesto ágil? Decía algo así como “Preferimos software funcionando sobre documentación extensiva”. Nos gusta más el software funcionando, es decir, nos gusta ese momento en que pasamos un “PSPI” (Potentially Shippable Product Increment) a Done.
Así que cuando acabes una tarea, en lugar de dirigirte al sprint backlog y coger la próxima tarea para iniciarla, para un momento y mira el tablero; recuerda que somos un equipo y nos medimos como equipo, así que no se trata de ser el que más tareas inicia, sino que se trata de que como equipo debemos terminar las tareas que nos hemos comprometido.
Lo importante es llevar la historia de usuario a done, no las tareas individuales. Esto nos hace trabajar como un equipo y poner foco en la entrega de valor.
Una vez hecha esta reflexión plantéate:
- ¿Hay alguna tarea bloqueada que tú puedas desbloquear?
- ¿Hay alguna tarea a medias en la que tú puedas ayudar?
- ¿Hay algún compañero que necesite tu ayuda?
- De todas las tareas que hay en el sprint backlog y tú puedes hacer, ¿Cuál es la que más ayuda a una historia a terminar?
La idea, una vez más, es completar el trabajo que hemos comprometido al inicio del sprint. ¿Qué crees que hará más feliz al cliente al final del sprint, mostrar que hemos iniciado todas las historias y no hemos acabado ninguna o mostrar que hemos acabado el 70% de las historias y que no hemos llegado a completar el otro 30%?
¿Qué otros trucos tienes para aumentar la velocidad? Estos cuatro son sólo eso... cuatro de entre los cientos que podemos imaginar.
