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17 de mayo de 2015

Lo esencial es invisible a los ojos

A mediados de los años 70 yo cursaba 3º de E.G.B. Carmen, la profesora que nos había acompañado desde primero, se despedía de nuestra clase deseándonos a todos un gran futuro con una gran sonrisa y para que no nos olvidásemos de ella jamás, nos regaló a cada uno de sus alumnos un ejemplar de El Principito con una dedicatoria especialmente pensada para cada uno de nosotros.

Ese libro me ha acompañado toda mi vida y la historia ha ido variando de interpretación a medida que yo iba creciendo y ganando en comprensión del mundo que me rodea; al principio me llamaba mucho la atención la figura de las boas abiertas y cerradas y cómo era cierto que los mayores no entendían las cosas que les contábamos pequeños porque están tan influenciados por su mundo de mayores y han perdido la habilidad de imaginar que los pobres no entienden nada…

Luego me convertí en profesor y me di cuenta de que las cosas difíciles hay que explicarlas como las explican los niños. Por eso mis clases están llenas de anécdotas, ejemplos y preguntas: tengo que conseguir que los adultos que tengo delante vean el elefante dentro de la boa y no un simple sombrero (a veces, otros profesores más serios ven mis clases y me advierten de que quizás mis alumnos tan serios no van a estar muy cómodos con mi forma de dar clases, pero en general consigo despertar al niño que todos llevan dentro)


Pasaron los años y fui a parar a la mejora continua, los procesos y el uso de LeanIT y aquí volvió a entrar El Principito en acción. Uno de los principios fundamentales del pensamiento Lean es aprender a ver el flujo de valor. El libro que describe el método para representar el flujo de valor (Value Stream Mapping) se llama Learning to See: Value Stream Mapping to Add Value and Eliminate MUDA y ya nos deja claro cuál es el reto

Siempre que hay un producto para un cliente, hay un flujo de valor.
El reto consiste en verlo

…y eso que John Shook, Mike Rother, Jim Womack y Daniel Jones venían del mundo de la fabricación, donde los materiales se mueven, son tangibles y con un poco de paciencia puedes ver cómo fluyen! Quizás por eso pusieron tanto empeño en recordarnos que es un reto: lo que tenemos que ver no es un flujo de materiales sino un flujo de valor.

El flujo de valor en IT

Cuando pretendemos aplicar los métodos de gestión Lean a las tecnologías de la información nos encontramos con que algunos aspectos son esencialmente diferentes al mundo de la fabricación. Uno de estos aspectos diferentes es el concepto de Servicio IT: el servicio es intangible, es invisible, se crea en el momento de consumirse… tiene muchas características que hacen que ver ese flujo sea un reto mucho mayor aún si cabe.

Y cómo vemos y representamos el flujo de valor?

Uno de los personajes que más impactan de El Principito es el zorro. El zorro pide al Principito que lo domestique, pues eso significa crear vínculos y hacer que ambos sean importantes el uno para el otro; pasa el tiempo y el Principito se debe marchar y en la despedida el zorro le dice

–Adiós –dijo el zorro–. He aquí mi secreto. Es muy simple: no se ve bien sino con el corazón. Lo esencial es invisible a los ojos.


Hay varias técnicas para hacer aflorar aquello que es invisible a los ojos, para visualizar el flujo de valor y para representarlo de una forma visual que sea comprensible para todos. La primera, las más utilizada, la que nos enseñan John Shook y sus compañeros es la del Value Stream Mapping:

  1. Identifica el flujo que quieres representar. Es decir, pon foco, no trates de representar *todos* los flujos de valor de tu departamento de golpe, que no podrás. Selecciona algo pequeño para empezar, una petición de servicio, por ejemplo. (puntero mental: aquí entra en juego el concepto S+C de Rob England)
  2. Reúne a un equipo de personas con representantes de las diferentes unidades organizativas o grupos de trabajo por los que pasa la ejecución de este flujo. Si puedes incorporar a un cliente también, mejor que mejor.
  3. Provoca un diálogo constructivo en el equipo con el fin de descubrir qué tareas y en qué orden hacemos cada uno para completar la petición (demanda del cliente).
  4. Identifica qué tareas debe de hacer el cliente para poder hacer la petición (pull) y qué momentos de la verdad hay durante toda la ejecución de la petición
  5. Ten la mente abierta, deja que todo el mundo se exprese y no intentes arreglar nada en ese momento: ahora estamos descubriendo el flujo, no analizándolo ni mejorándolo.
  6. Cuando hayas terminado, da un paso atrás y míralo todo con perspectiva: ¿Dónde empieza? ¿Es ahí donde debe de empezar? ¿Dónde acaba? ¿Estás seguro? ¿Hay demanda fallo adicional? ¿Cuál?
  7. Repite desde el punto 3 para dar un par de vueltas más

En realidad hacen falta algunos pasos más, porque después de representar el flujo de valor querrás analizarlo y para eso te harán falta más datos, sobre todo de cantidades: cuántas veces hacemos las actividades, cuántas repeticiones, cuánto tiempo tardamos, cuántos recursos hay que lo puedan hacer, cuánta variabilidad, cómo son los patrones de demanda… es decir, tendremos que llenar de números el mapa del flujo que acabamos de hacer, y esos números no son nada fáciles de conseguir.

Aquí entra en juego el método CDO de estimación de valores: piensa en el indicador que quieres calcular. Visualízalo en tu mente. Extiende el brazo todo lo que puedas. Abre la mano separando los dedos y ahora mueve la muñeca de forma oscilatoria mientras piensas “mmmmhhh más o menos soooon cuarenta!”. CDO, son las siglas de los Cinco Dedos Oscilantes (Gracias Jordi Cirera por enseñarme tan magnífica técnica!).

Si no queremos trabajar con estimaciones, entonces tendremos que acudir a sistemas de medicion, pero la gran mayoría de veces nos encontraremos con que no tenemos sistemas de medición adecuados para las tareas que estamos intentando analizar y aquí es donde viene la debacle: si tengo que montar sistemas de medición cada vez que quiera mejorar algo, va a ser más caro remedio que la enfermedad (al menos a corto plazo, claro!) y por eso es por lo que los que trabajamos en Lean utilizamos métodos de estimación y conceptos como el del valor de la información para descubrir qué variable de las que componen nuestro modelo de estimación influye más en la reducción de la incertidumbre.

En los últimos años, ha entrado con fuerza una nueva disciplina en el mundo del análisis de la información: la Minería de Procesos. Se trata de un conjunto de técnicas que tienen su origen en la Universidad Tecnológica de Eindhoven y que nos permite realizar algo parecido a una ingeniería inversa de los procesos utilizando para ello la información de logs y trazas que su ejecución deja en los Sistemas de Información.

Partiendo de estos logs, la primera etapa de la minería de procesos es el Descubrimiento del modelo de proceso, utilizando conceptos tan alucinantes como el algoritmo Alfa o el Heuristic Miner.

Una vez que hemos descubierto el modelo del proceso a partir de las trazas, viene el momento del Enriquecimiento: tenemos toda la información al respecto de quién hace las tareas, cuánto se tarda en ejecutar, cuánto tiempo están las tareas en las colas, qué tipología de tareas, en qué momento se crean los casos y cuánto tiempo tardan… lo tenemos todo, y la minería de procesos es capaz de incorporar toda esa información en el mapa del proceso de forma que puedes comprenderla rápidamente, e incluso puedes hacer un Replay y volver a ver la ejecución de cada uno de los pasos de tu proceso.


Cuando ves un mapa de estos, ocurre que de repente ¡Plaf! lo esencial se hace visible a los ojos… en realidad no estamos mirando con el corazón sino que hemos utilizado las matemáticas para hacer visible lo que hasta el momento sólo eran sensaciones o suposiciones.

La minería de procesos nos abre las puertas a entender cómo funcionan en realidad nuestros procesos, a descubrir los puntos de mejora, las características de cada uno de los pasos del proceso para saber si son estables, capaces, de calidad… Nos abre la puerta a una mejora continua objetiva e incluso a poder demostrar fácilmente si nuestras iniciativas de mejora continua realmente están dando resultados o no, en base a analizar el proceso antes y después de los cambios.

Las posibilidades son enormes, sólo hay que abrir la mente y ver con el corazón para que no se te escape lo esencial.

Más Información

Talleres de Mejora Continua en G2
Monografía sobre Minería de Procesos en la revista Novática (ATI)

Conferencia “Buceando en Standard+Case” en el congreso TFT13
Conferencia sobre el uso de la Minería de Procesos en la Auditoría de Sistemas de Información (ISACA)
Entrevista en Flux Capacitor sobre la presencia en el Process Mining Camp
Conferencia “Process Mining and Lean” en el Process Mining Camp 14
Artículo “Las posibilidades de uso de la Minería de Procesos en ITSM”, finalista para el premio Novática 2013

30 de abril de 2015

Lean-IT reloaded

Una certificación vale tanto como las empresas (u otras organizaciones) la exijan, y las empresas la exigirán cuando entiendan su significado y contenidos y cuando vean que un profesional certificado realmente domina la materia de la certificacion.

Por esta razón, el mercado de la formación y las certificaciones profesionales necesita un poco de orden y de estabilidad, para asegurar que no existe un abanico enorme de certificaciones procedentes de diferentes institutos u organismos certificadores sobre las mismas temáticas; si con dos o tres esquemas de certificación profesional sobre Gestión de Servicios o sobre Gestión de Proyectos ya hay dudas al respecto de cuál escoger, imaginemos qué pasa cuando para una misma temática puedes encontrar hasta cuatro o cinco esquemas de certificación diferentes: el mercado se fragmenta, pierde prestigio, los alumnos pierden el interés y ninguno de los esquemas consigue la masa crítica necesaria como para que sea “un estándard de facto reconocido en el sector”.

Esta era la situación en la que se encontraba Lean-IT hasta Marzo de este año: había un gran incremento en la demanda de formación en los conceptos de Lean-IT, pero nadie había definido exactamente qué era. Había un gran interés en certificar al personal en Lean-IT, pero nadie sabía exactamente qué esquema de certificación seguir… cuál será mejor, el Lean-IT Foundations de EXIN o el de APMG? Valdrá la pena el de Quint? Nadie sabía exactamente a qué atenerse, y no podías descartar a ninguno porque todos los players del mercado eran grandes pesos pesados en la industria de la certificación profesional. La situación era complicada y corríamos el peligro de que la cuerda se rompiese.

En un alarde de profesionalidad, en Marzo de 2015 se presentó a nivel mundial la Lean IT Association (http://www.leanitassociation.org ), una organización sin ánimo de lucro formada por tres de los grandes organismos de certificación (EXIN, APMG y PeopleCert) y tres de los grandes en formación (ITpreneurs, Pink Elephant y Quint Wellington Redwood) cuyo principal objetivo es proporcionar una visión homogénea sobre Lean-IT, sus materiales de formación y su esquema de certificación para profesionales.

Un pequeño paso para un hombre...
pero un gran paso para la humanidad.

Al poco tiempo de su creación, la LITA presentaba al mundo su esquema de certificación basado en tres niveles (Fundamentos, Practitioners y Profesional) con cinco certificados orientados a capacitar y a acreditar a los profesionales en las diferentes áreas de trabajo en las que se orienta la aplicación de los principios del Lean Thinking al desarrollo y gestión de los servicios IT.


El nivel de fundamentos ya está definido, con syllabus, temario y exámenes de certificacion y la verdad es que es muy bueno: el alumno se lleva una visión global de los principios del Lean Thinking y su aplicacion en todas las áreas de IT, sirviendo de enlace hacia las futuras certificaciones en IT4IT o hacia las certificaciones en metodologías ágiles.

G2 es Accredited Examination Center y Accredited Training Provider con EXIN y por lo tanto tenemos la capacidad de realizar los examenes de certificación también en el nuevo esquema Lean-IT de la LITA y ya hemos comenzado los primeros cursos de Fundamentos en la UPC Tech Talent School dentro del programa de formación Agile IT Management.

¡Bienvenidos!

23 de abril de 2015

IT4IT: L’enfant terrible

En verano de 2014 The Open Group dió a conocer su nueva propuesta de modelo de arquitectura para las TIC llamada IT4IT. Posiblemente no me hubiera llamado mucho la atención si no hubiera sido porque el anuncio de publicación me llegó del mismísimo Charlie Betz, persona a la que sigo asiduamente desde hace al menos unos diez o doce años y autor al que admiro y respeto profundamente. Si lo anuncia Charlie, la cosa es importante!

La primera imagen que le llevas de IT4IT ya es de por sí impactante: un modelo de cadena de valor al estilo Porter con las piezas fundamentales que componen el negocio de las TIC

Eso llama mucho la atención, pero lo más impactante de todo es lo que se muestra en la parte superior: las cadenas de aportación de valor, los cuatro grandes flujos:Strategy to Portfolio, Requirement to Delivery, Request to Fulfill, Detect to Correct. Son las cuatro grandes áreas en las que podemos clasificar el trabajo que se hace en un departamento de IT, los cuatro grandes flujos de valor, el pipeline que todos desean automatizar y mejorar… es una aportación inocente, que muestra las TIC ordenadas en cuatro grandes flujos, pero lo cambia todo:

a) El concepto de servicio sigue existiendo junto con el del ciclo de vida, pero aparece sólo si tu quieres (inicialmente está diseñado para unas TIC orientadas a servicios, pero si lo tuyo no es la orientación a servicios, puedes mover en el pipeline aplicaciones, infraestructuras, o lo que quieras: hablé con un señor holandés que lo utiliza para el uniforme y equipamiento de la policía)

b) Está pensado para ser un modelo normativo: plantea una arquitectura para “el negocio de las TIC”, de la misma manera que eTOM lo plantea para el negocio de las Telco, BIAN para la banca o ACORD para los seguros. La arquitectura estará detallada en niveles, llegando incluso al nivel de atributos y tipos de dato.

c) Si se consigue su adopción, se habilitará un mecanismo increiblemente potente para normalizar el trabajo, integrar procesos multicompañia, evaluar proveedores de sourcing, definir aplicaciones o “ERP para IT”… Piensa en las posibilidades que te daría que el concepto de incidencia fuera homogéneo entre todos tus diferentes proveedores de soporte.

d) Es un modelo con Lean, Agile y DevOps “en el ADN”. Ha nacido pensado para eso

Más tarde, en Noviembre de 2014 me escapé a las jornadas CAS2014 en las que pude hacer un ejercicio importante de inmersión en el mundo de los agilistas, les observé, atendí a sus presentaciones y saqué algunas conclusiones; y una de estas conclusiones fue precistamente “hace falta una teoría unificadora que permita a las TIC ver el flujo completo. Todos necesitamos ver el pipeline”. Y eso me llevó a continuar mirandome IT4IT con muchísimo respeto: no era un modelo más de esos que hay cientos; esta vez hay algunos detalles diferentes.

Durante el congreso gigaTIC15 tuve la oportunidad de presentar junto con Walter Henríquez una charla sobre la evolución que ha vivido Cuatrecasas Gonçalves Pereira después de cuatro años de utilización de técnicas Lean en su centro de soporte, y sobre los retos que se le plantean a la organización en un futuro próximo. La utilización algunos de estos conceptos de IT4IT me vino de perlas para explicar algunas de las problemáticas que tienen Cuatrecasas y cuáles serán las vías de mejora en el futuro:

a) La dedicación del personal a diferentes cadenas de valor sin estar formalizada esta dedicación, hace que se le presete poca (o demasiada) atención a los flujos segundarios

b) La escasa participación transversal de las diferentes unidades organizativas a los diferentes flujos hace que la visión sea de silos en lugar de transversal (pero no organizados alrededor de procesos tradicionales, sino agrupados entorno a cadenas de valor, todo muy Lean)

Finalmente, esta semana se ha celebrado en Madrid el congreso Enabling Boundaryless Information Flow, organizado por The Open Group y que contaba con un track especial de IT4IT en el que presentaba el mismísimo Charlie Betz.

¡¡Cómo me lo iba a perder!!

Así que me planté en Madrid, atendí a todas las presentaciones de IT4IT en las que pude descubrir algunos detalles que explicaré más adelante y por si fuera poco pude asistir como invitado especial a las reuniones de los grupos de trabajo de IT4IT en los que se trataron aspectos del futuro del modelo de arquitectura que no te puedo contar porque me hicieron firmar un acuerdo de confidencialidad, así que lo único que puedo decir de lo que aprendí por la tarde es que en Octubre habrá magníficas noticias.

5 de mayo de 2014

BPIC 2014 Student Challenge

¿Tienes la impresión de que la minería de procesos es una de las cosas más interesantes que has aprendido en tus estudios este año? ¿Estás pensando en hacer un proyecto de final de carrera o de fin de master centrado en la temática de la minería de procesos? ¿Te ves a ti mismo como analista de procesos en una gran compañía o trabajando como consultor en mejora de procesos una vez que termines tus estudios? Si es así, entonces el BPIC 2014 Student Challenge es el reto y la oportunidad que estabas buscando.

bpic2014student

Cada año, el BPI Challenge agrupa a los mejores profesionales de minería de procesos e investigadores de todo el mundo en una actividad que les permite comparar sus habilidades y perspectivas en el análisis de procesos. Esta competición pública se basa en un conjunto de datos extraído de una aplicación del mundo real, proporcionada por una gran compañía que se plantea cuestiones relevantes al respecto del funcionamiento de sus procesos; no estamos hablando de un ejercicio teórico… esto es la vida real!

La invitación está abierta, todo el mundo será bienvenido. Puedes consultar los resultados de años anteriores 2013 y 2012 para hacerte una idea de cómo funciona y qué resultados son los que se han obtenido en las otras ediciones del campeonato.

Este año, por primera vez, se organiza además un campeonato de estudiantes. Como estudiante, esto significa que, mientras que estás analizando los mismos datos reales que los equipos de profesionales e investigadores, tu entrega se juzgará en un track especial y se comparará únicamente con los trabajos presentados por otros estudiantes, lo que hace la liga más justa.

El programa de mentores

Pero aún hay más: Gracias al programa de mentores, puedes conseguir acceso exclusivo y soporte de algunos de los profesionales más experimentados en el sector de la minería de procesos (algunos de los cuales también se presentarán al concurso en el track principal):

Fluxicon organiza un programa de mentores en el cual cada equipo de estudiantes se emparejará con un profesional con experiencia en la minería de procesos que se prestará su apoyo para preparar el trabajo a presentar. Comprobarás por ti mismo que para redactar las conclusiones finales de tu estudio es fundamental tener conocimiento del área analizada y un buen conocimiento del proceso a estudiar, y tu mentor será el encargado de ayudarte en este terreno si de repente te encuentras encallado.

Tienes de plazo hasta el 31 de Mayo para solicitar tu emparejamiento con un mentor, y esto se va a hacer en modo FIFO: el primero en llegar será el primero en ser emparejado, así que no lo dudes, date prisa y consigue tu mentor ahora mismo en este enlace:

https://fluxicon.wufoo.com/forms/mentorship-program-bpi-challenge-2014/

El equipo de Fluxicon intentará emparejarte con un mentor de tu zona geográfica o al menos de tu mismo idioma. Esto debería facilitar la comunicación y ¡quien sabe! quizás os podéis conocer en persona! Pero no pierdas el tiempo, porque hay un número muy limitado de mentores disponibles para esta edición del BPIC.

¿por qué deberías participar?

¿Estás listo para montar tu equipo? Aquí te dejamos algunas ideas de por qué creemos que deberías participar:

  • Perfeccionar tus habilidades: Los data scientists son una de las profesiones más buscadas en estos momentos. Comienza pronto a desarrollar tus habilidades como analista, añade algunas medallas importantes a tu currículum y ábrete las puertas a un nuevo conjunto de oportunidades laborales.
  • Construye relaciones: Tener un tutor te facilitará presentar un mejor trabajo a concurso, pero por encima de esto, seguro que aprenderás una o dos cosas valiosas de tu mentor, quizás aparte de los contenidos del campeonato en sí mismo.
  • Porque mola: La minería de procesos es una de las técnicas de análisis de datos más interesantes hoy por hoy. Está basada en datos y al mismo tiempo es visual. Además, con el BPIC 2014 tendrás la oportunidad de bucear en datos reales y ganar una visión única de cómo funciona un proyecto de minería de procesos en el mundo real.
  • Ops! También hay premios! El equipo ganador obtendrá un iPad esponsorizado por la Universidad de Tecnología de Eindhoven.  También, para uno de los miembros del mejor equipo holandés el grupo de interés especial en minería de procesos de la asociación holandesa de industria patrocinará el viaje a Halifa, Israel, para la ceremonia de entrega de premios durante el congreso BPM 2014.

Recomendamos equipos de dos a cuatro personas. Pos supuesto, puedes participar en solitario, pero pensamos que hacerlo en equipo será mucho más divertido.

detalles de participación

Fecha Límite: 12 de Julio de 2014, 23:59 CET

Dónde: https://www.easychair.org/conferences/?conf=bpic2014

Tu proyecto debe contener un informe en PDF de 30 páginas como máximo incluyendo imágenes y tablas, utilizando el formato  LNCS/LNBIP especificado por Springer (y del que existen plantillas Word y LaTeX). Se pueden añadir apéndices, pero deben incorporar únicamente información que sea de apoyo al texto principal.

Puedes conseguir más información en la web del BPI Challenge.

AYUDANOS A CORRER LA VOZ!

Si no eres estudiante, pero conoces a estudiantes que se puedan querer presentar, o conoces a alguien que a su vez conozca estudiantes… ayudanos a correr la voz y a hacer que esta edición del BPIC 2014 sea especial!

Gracias!

The BPIC 2014 Student Challenge is supported by the Rabobank, Fluxicon, Eindhoven University of Technology, the IEEE Task Force for Process Mining, and the SIG Process Mining of the Ngi-NGN.

 

POSTDATA

Este texto es una traducción más o menos libre del texto original publicado en el blog de Fluxicon.

Este año, el equipo de Fluxicon ha contado con nosotros (G2) para actuar como mentores para estudiantes hispanohablantes… así que espero que te presentes y podamos jugar juntos!!

Los datos que se analizarán provienen de una implantación de HP Service Manager 9.X en Rabobank, por lo que podremos analizar información de procesos ITIL® de Incidencias y Cambios en un entorno real del sector bancario… qué más se puede pedir? :-)

¡¡Te esperamos!!

16 de febrero de 2014

CIMA2

itSMF España en Catalunya e ISACA Barcelona organizan el II Congreso Iberoamericano de Mejores Prácticas en Gobierno y Gestión de las TIC CIMA2

Una de las principales características de este congreso es que se retransmite en abierto para que la audiencia de cualquier punto del globo pueda asistir a las ponencias, al tiempo que se abre el hashtag #CIMA2 en twitter para comentar o comunicarte con la organización del congreso.

Este blog colabora con la organización del congreso y participa en la difusión del mismo. Puedes seguir el congreso en directo a partir de las 09:00 CET del 17 de Febrero de 2014


20 de diciembre de 2013

El 223 de Novática: Minería de Procesos

Hace ya más de un año que estoy trabajando en una nueva disciplina que está llamada a ser “el último grito”. No he escrito nada en este blog al respecto, pero llevo trabajando duramente mucho tiempo, haciendo pinitos, estudiando, haciendo proyectos con clientes y dando alguna que otra charla al respecto. Los resultados son impresionantes.

NV223-pq¿Cómo puede ser que no haya escrito nada aquí? Otros medios se han llevado mi atención, algún que otro foro especializado y alejado del sector ITSM, una que otra presentación y lo más importante: un trabajo frenético hasta conseguir sacar adelante el 223 de Novática.

Corría Abril de 2008 cuando se publicó el 161 de Novática, un monográfico sobre IT Governance en el que tuve el gusto de participar. En aquella ocasión tuve la oportunidad de conocer un poco mejor los entresijos de la revista y de conocer a algunos de los personajes importantes que hay entre bambalinas (a quienes felicito efusivamente desde aquí por el pedazo de trabajo voluntario que hacen para conseguir sacar adelante esos cuatro números anuales que son todo un exitazo!).

Luego, durante el SIMO de 2012 salió la idea de hacer un monográfico sobre Minería de Procesos y finalmente en verano de 2013 salía publicado el ejemplar.

Hoy me han comunicado desde ATI que ya está para libre distribución este ejemplar, así que ¿para qué escribir aquí una introducción a la minería de procesos, si puedes leerte la mejor publicación que se ha hecho hasta el momento en castellano sobre el tema?

Enlaces:

Articulos:

Si después de leerte la revista (o al menos el artículo sobre Minería e ITSM) te queda más curiosidad, no dudes en ponerte en contacto conmigo: en G2 ofrecemos cursos de formación, talleres, herramientas y desayunos de trabajo para aprender a incorporar estas nuevas técnicas en los departamentos IT de empresas de todos los sectores.