Dentro de mi viaje particular al Nirvana del Flow, esta semana he tenido un momento importante. Facilitando un evento Kaizen para el equipo de almacén de un cliente, intentando corregir unos “problemillas” que había con unos bultos que se traspapelaban por el camino hemos seguido todos los pasos de rigor: plantear el problema, hacer un VSM, identificar oportunidades de mejora, análisis de causas etc etc.
Lo de siempre en el mundo Lean, siempre tan interesante gracias a la participación de todos. Aparte de todo lo que aprendí del mundo de los almacenes y la logística, que es impresionante, pude vivir (otra vez!) la excitación que te genera ver que el equipo Kaizen no se enfoca en las guerras personales y empieza a trabajar de manera creativa en comprender el problema y plantear contramedidas, siempre de manera transversal y cross-departamental. ¡Es alucinante!
Pero por el camino empecé a notar que la cosa se podía complicar. En seguida aparecieron propuestas de pequeños cambios en el proceso, pequeñas modificaciones en la operativa (con el consiguiente problema de Gestión del Cambio con el personal y sus diferentes turnos) y el nacimiento de nuevas necesidades de información, controles y sistemas de información.
¿Quien dijo que los procesos industriales son más fáciles de gestionar porque están estandarizados?
Este proceso que estábamos analizando es fácil de comprender, pero la cantidad de casuísticas que tiene es impresionante y ahí aparecía una de las lecciones importantes del Kaizen… recuerdas? “Kaizen … yo me flagelo y hago un sacrificio por el bien común”.
Para conseguir un proceso más homogéneo y sin tantas excepciones y casos especiales todos deben hacer pequeñas concesiones para conseguir optimizar el proceso de forma global en lugar de perseguir las optimizaciones locales e independientes para cada uno de los interesados. En este caso, el equipo de almacén se ve afectado por los requisitos, limitaciones o presiones impuestas en el proceso aguas arriba (por ejemplo, presiones en la planificación establecidas dos o tres eslabones antes de llegar a la preparacion de un pallet que debe ser expedido).
Y ahora vamos a pensar un poco más allá; este post no pretendía ser una explicación sobre una sesión de Kaizen. ¿Te imaginas una empresa en la que los diferentes equipos hacen sesiones de Kaizen para ir mejorando poco a poco los procesos de negocio? En el almacén, en compras, en logísticas, en pedidos… en todas partes gente haciendo pequeñas modificaciones y pequeñas mejoras sobre los procesos, haciendo que la empresa lentamente vaya evolucionando a mejores cotas de calidad, eficiencia y valor para el cliente. ¿Mola, no?
¿Y dónde están los informáticos?
¡Esa es la reflexión clave! Si los procesos evolucionan continuamente, informática debe ser capaz de soportar esas modificaciones de forma continua, debe facilitar la adaptación permanente de los sistemas de información a las necesidades y a los cambios provocados por la mejora contínua del negocio.
Es lo que hacemos siempre, no? Desde luego, no me cabe la menor duda de que siempre estamos intentando mantener un ritmo decente de modificaciones/evoluciones a nuestros sistemas de información, pero en un entorno Lean donde la evolución y el cambio son constantes el nivel de exigencia es mucho mayor.
¿Y cómo respondemos en informática a esta situación de elevada demanda de pequeños cambios sobre los mismos sistemas de información?
Con equipos especializados en esos sistemas de información, focalizados en el proceso, orientados a la ejecución de tareas que finalizan con un incremento de producto totalmente funcional.. respondemos a las células de producción con células de producción. Los equipos ágiles son especialmente necesarios en estos entornos donde no dar respuesta incremental a estas demandas significa frenar la mejora de los procesos de negocio.
Por eso es tan y tan importante provocar la transformación ágil en los entornos Lean para hacer que flujo, valor y calidad vayan de la mano en todos los sentidos. Y cuando tengas en marcha equipos ágiles, si usas Scrum por favor, asegúrate de que al menos el Product Owner asiste a las sesiones Kaizen de su cliente.
Ni te imaginas el aprendizaje y la cantidad de información y de ideas enriquecedoras que el equipo de desarrollo se va a llevar de esas sesiones: es ver a tus usuarios tratando de resolver sus problemas utilizando tus herramientas.
Postdata: en este evento Kaizen que estoy facilitando está presente la Product Owner y varias personas del equipo de desarrollo… está siendo una experiencia super enriquecedora para todos!